抖音CEO张楠:团队大规模在家高效办公的3个秘诀

2月9日晚8点,飞书公开课首次上线,抖音CEO张楠在线分享了抖音团队是如何通过办公套件飞书,实现高效远程办公的。

从有仪式感的视频打卡开启一天工作,到利用飞书日历功能管理自己的时间和精力,再到利用在线文档进行脑暴,张楠分享了抖音团队的使用心得,及通过云办公完成36小时免费看《囧妈》背后的故事。

张楠认为,虽然飞书看起来是一个企业内部的协同工具,但团队的每个人要给它注入灵魂,有趣、高效、透明、平等的灵魂,会让每个人的工作事半功倍。

以下为张楠分享全文:

大家好,我是抖音的张楠,很高兴今天在这里用这种特殊的方式跟大家见面,希望今天的分享对于这个特殊时期在家办公的大家会有一些帮助。

其实我在这个春节假期跟广大的网友差不多,除了偶尔戴着口罩出门买点生活必需品之外,几乎绝大多数的时间都是呆在家里工作的。我在这个春节期间有了一个特别的身份——“字节跳动社会责任践行组”,也就是这次“抗新冠肺炎疫情专项”的负责人。

面对这场突如其来的疫情,如何发挥字节跳动公司和旗下所有产品的能量,与全国人民一起齐心协力地抗击疫情,在第一时间成为我们整个公司非常重要的工作。为此,整个春节,我们团队都在加班加点地忙碌着。

在分享之前我想先跟大家介绍一下,我们在抗击疫情方面,做的一些力所能及的事情。截至昨天,字节跳动在抗疫情方面有20多个项目在进行中,涉及头条、抖音、西瓜、飞书、教育等公司多个团队,大家都非常积极地参与其中,并且有些项目已经取得了一些效果。

除了大家都知道的,请大家免费看《囧妈》之外,我们还在第一时间捐款2亿元,为一线医务人员成立了“字节跳动医务人道救助基金”。截止2月8日,我们已经为超过140名一线医务人员提供资助,其中也包括大家非常关注的不幸殉职的李文亮医生。

抖音CEO张楠:团队大规模在家高效办公的3个秘诀

面对疫情,这些医务人员作出了巨大的努力和牺牲,他们的健康安全牵动着所有人的心。此刻,无论是捐款还是捐献物资,最重要的是有效落实,真正能交到一线人员的手里。所以,我们以天为单位公示受助的医务人员名单。

通过今日头条、抖音,我相信大家能够很及时地看到疫情相关的报道和视频,我们的产品还提供了互助信息获取通道,比如同城查询、疫情问答、鉴真辟谣、患者求助和在线义诊等等。希望这些功能能帮到大家。

此刻,我想我们每一个人,最重要的事情就是在家认真工作,不聚会,做好自己份内的防疫工作,这是我们每个人力所能及的事。

回到我们今天的主题,我今天的分享其实特别简单,我就从公司最资深的飞书用户角度,讲讲抖音团队的使用心得。

仪式感,开启有团魂的一天

首先,从起床开始讲讲我和我的团队是怎么用飞书来完成一天的工作。我们会有一个非常有趣的“线上开工仪式”,这个开工仪式非常正式,你不仅仅要起床,还要认真地洗脸、刷牙、而且要洗头。

洗头特别关键,因为在家工作已经很苦闷了,相信小伙伴们谁也不想在这个时候,看到你的大油头。抖音里有句话,如果你关爱你的同事,洗头是最直接的告白!

不仅如此,为了让团队小伙伴在家闭关的时候,不被工作和寂寞压垮,我们还准备了每天不同的打卡主题,比如工作日我们轮换会议主持人严肃打卡,而周末,我们打的是“云健身平安卡”。今天我们就完成了时长30分钟的“BodyJam”打卡,运动量很大,出了很多汗。

其实我在这儿也是想呼吁大家,在家工作的时候也不要忘了健身。我这段时间在家刷抖音的时候,看到了非常多在家“憋疯了”的视频,比如有的人在家里开小卖部,跟家人假装买菜。其中有一个视频形容得特别形象,是这样说的,“在家闭关第10天,体温正常、呼吸正常、体重异常、精神略失常”。所以在这里奉劝大家一定要运动,心情不好的时候多刷刷抖音,保持好心情。

我们团队每天视频打卡时还有一个口号,就是“人散,团魂不能散”。

用智能日历,知道自己在忙什么

打卡完成后,我们就进入一天正常的工作了,几乎所有的工作都是在飞书上完成的。

这里给大家推荐一下,特别好用的日历功能,下面这张图是我真实的日程安排,被安排得特别满。借助日历功能,你不仅能够查看所有人的时间表,还可以挑选大家适合的时间来约会。

你看我其中还有一些空闲的时间,我团队的小伙伴们就会选这个空闲的时间跟我约会,并且每个会都可以自动生成一个飞书群,开会前这个会议也会有系统的提醒。

抖音CEO张楠:团队大规模在家高效办公的3个秘诀

抖音CEO张楠的飞书日历

为什么给大家介绍这个日历功能呢?首先,我觉得时间是一个团队最宝贵的资源。

我曾经给团队的人不止一次地讲过我对时间的看法。人一辈子平均差不多也就3万天,换算过来大约是82年。如果我们按天来计算时间,你会发现时间非常宝贵。你可能花了前1万天在长大和学习,后1万天在老去和身不由己,只有中间的1万天,你是年富力强,最有创造力和爆发力的时刻。这一万天对你的人生非常重要,值得你好好规划和利用。我们每个人的时间如此,更何况是一个团队的时间呢。

另外,从管理者的角度来看,日历系统也是一个很好的分析和管理工具,你可以根据团队每个人的日历去判断目前团队资源的投入和消耗程度,关注最核心成员和团队的精力分配,同时你也可以大体上根据日历系统判断团队目前的运转负荷,适当的进行一些宏观调整。

回到我本人,近两年几乎我每天的工作都依赖着这个日历系统,虽然我现在很忙,但日历确实让我和我团队的工作,都显得有条不紊。

在线文档的灵魂,是高效协作

在远程办公方面,不得不说的是飞书的在线文档工具,简直太有效率了。在过去,我们通常是一个人写完文档,其他人再看。而现在的在线文档,可以有非常多的人共同编辑一个文档,只要大家分工明确,齐心协力,一个重要的文档很快就能在大家的协作中产生。

所以,你再也不是孤军作战了,大半夜熬夜写文档的时候,你可以叫上你的小伙伴们跟你一起。

抖音CEO张楠:团队大规模在家高效办公的3个秘诀

飞书在线协作文档

大家千万不要被“在线文档”的名字所迷惑了,它远不止是一个文档工具。从我自己的经验而言,它其实是我们内部一个“在线脑暴的工具”。

传统的线下脑暴,大家坐在一个会议室里,会议发起人抛出今天的议题后,大家开始你一言我一语地讨论,最后形成会议纪要作为脑暴成果。但在线文档通过每个人的“及时撰写、评论”功能,可以让大家每个人的智慧在最短的时间内爆发出来,而且,它不需要会议记录,因为我们的讨论所见即所得,讨论即记录。

我每次在跟大家“云在线”编辑文档的时候,我最喜欢的就是拟定框架,标注重点,甚至随时帮大家编辑格式,因为我有一点点强迫症。大家再也不需要被我一遍遍地把文档、方案打回去修改了了,我和大家一起参与重要紧急的事情,做好过程管理,一气呵成,相信这才是团队的力量。

36小时云办公促成《囧妈》陪你过大年

最后,相信大家对于我们是如何在36小时内就完成“请全国人民看《囧妈》”这件事情,都充满好奇。

回过头看,这个事情实现过程非常复杂,但另一方面,我们做这件事的初心特别简单。相信大家都记得,大年三十前,我们不停地看到关于春节档电影撤档的消息,一开始是一部电影,然后紧跟着又一部,到最后,所有的春节档电影都撤档了。

我们都能理解,这是响应号召,做好防疫的第一步,但无论如何,过年没有春节档电影,都是一件令人遗憾的事。所以我们就想,要不把电影买了,在抖音、西瓜、头条上,免费请大家看,也算是在这个春节假期做公益。

抖音CEO张楠:团队大规模在家高效办公的3个秘诀

确定想法后,就是整个团队的力量了,小伙伴们36个小时不眠不休疯狂工作,从联系影业公司老板、谈判价格到确定签约,这其中绝大部分工作都是通过线上“云办公”联动完成的。

紧跟着的是产品专题页的研发,以及在线观看的压力测试,这一切是由我们北京、上海两地的产品、研发同学共同完成。过程还非常惊险,其实到了最后10分钟左右,视频压缩都是有问题的。我记忆特别深刻,那一天为了保证沟通的效率,我们两地的同事24个小时开着视频会议沟通,整个情景让我觉得北京和上海的同事就是在一个空间。

最后我们成功在大年初一零点上线了电影。有近千万的用户在第一时间观看了影片,这让我们所有人都特别激动,感觉大家的辛苦没有白费。

另外还有一个小细节,在这个过程中,徐峥导演也特别关心我们的进展,不停地发来信息,这么大的一件事,我居然没有和徐峥导演线下见面,完完全全通过线上的工具就达成共识和互信,想想也确实很奇妙。

以上就是我今天的分享,再次感谢大家抽出时间来参加这个线上直播分享会,因为时间的关系,我只是把我们团队在使用飞书的体验中,我印象比较深刻的几个事情给大家讲了讲。

最后我想说,虽然飞书看起来就是一个企业内部协同的工具,但我自己的体验是,团队的每个人要给它注入灵魂,有趣、高效、透明、平等的灵魂,将企业文化、管理方式方法放到线上,会让你的工作事半功倍!期待你们也有一个美好的飞书初体验,谢谢。

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